Handleiding

De gratis Excel boekhouding handleiding.

1. Installeren

Locatie

Zodra je de gratis Excel-boekhouding hebt gedownload kun je deze op een locatie naar keuze opslaan. (Bijvoorbeeld c:\Boekhouding.) In deze map wordt vervolgens automatisch een map ‘Facturen’ toegevoegd zodra je je eerste factuur opslaat.

Eerste gebruik

In de Excel-boekhouding wordt gebruik gemaakt van Excel macro’s. Deze macro’s rekenen alles automatisch voor je uit. Bij het openen van het Excel-bestand kun je een melding te zien krijgen.

Zorg ervoor dat je de inhoud inschakelt.

2. Starten met je Excel-boekhouding

In het eerste tabblad ‘Basisinstellingen’ vul je je (bedrijfs)gegevens in. Let op dat je het goede jaartal gebruikt. Vergeet ook niet aan te geven of je per jaar, maand of kwartaal btw-aangifte moet doen. De cijfers voor de btw-aangifte worden dan automatisch berekend. Daarnaast vind je in de ‘Basisinstellingen’ een mogelijkheid om je boekhouding naar e-Boekhouden.nl te exporteren en een mogelijkheid om je Beginbalans in te vullen.

Onderin staan de volgende tabbladen:

Basisinstellingen, Factuur maken, Verkoop & Opbrengsten, Inkoop & Uitgaven, Financieel overzicht, BTW en Relaties.

3. Facturen maken

Je maakt gemakkelijk facturen in de Excel-boekhouding. Ga naar het tabblad ‘Factuur maken’. De gegevens van het tabblad ‘Basisinstellingen’ worden automatisch weergegeven op de factuur.

Logo op je factuur

Linksboven zie je Hier jouw logo staan. Ga naar dit vak en haal de tekst weg. Ga vervolgens bovenin naar Invoegen > Afbeeldingen. Selecteer het gewenste logo en klik op Invoegen. Is de afbeelding te groot, sleep deze dan tot de gewenste grootte.

Factuurgegevens invullen

Kies onder factuuradres de relatie voor wie de factuur bedoeld is. Staat de relatie er niet bij? Vul de gegevens in op het tabblad ‘Relaties’. Als je de relatie aanklikt worden de adresgegevens op de factuur gezet. Vul nu de datum en het factuurnummer in. Vul vervolgens op de factuur jouw werkzaamheden in. Vergeet niet het juiste btw-tarief te kiezen. De bedragen worden nu automatisch aangevuld.

De tekst onderin de factuur kun je zelf aanpassen. Hanteer je bijvoorbeeld een betaaltermijn van 30 dagen, dan kun je dat daar aangeven. Je KvK-nummer, IBAN en bedrijfsnaam worden automatisch ingevuld. Je kunt dit tekstvak echter ook verwijderen of wijzigen naar eigen inzicht.

Controleren en opslaan

Check altijd even goed of alles op de factuur goed klopt. Klik nu op de knop “Factuur opslaan”. Deze factuur kun je nu mailen naar je klant, of printen en per post versturen. De factuur wordt als .pdf opgeslagen in de map ‘Facturen’. Deze map staat in dezelfde map als je Excel-boekhouding.

Werk je op een Mac? Dan verschijnt er een link ‘Open PDF folder’ naar de map waarin de facturen opgeslagen worden. Deze sla je vervolgens zelf op in een map naar keuze.

Verwerken

Klik nu op de knop “Factuur verwerken in boekhouding”. De factuur wordt automatisch toegevoegd in het tabblad ‘Verkoop & Opbrengsten’.

Bestaat het factuurnummer al in de boekhouding? Dan krijg je de melding om de huidige factuur toch toe te voegen, te overschrijven, of te annuleren. Je kunt namelijk niet twee facturen in je boekhouding hebben met hetzelfde factuurnummer.

Let op: Indien er meerdere btw-tarieven op één factuur voorkomen worden deze per btw-tarief uitgesplitst onder ‘Verkoop & Opbrengsten’. Daardoor kan het lijken alsof er meerdere facturen met hetzelfde factuurnummer voorkomen.

Factuur leegmaken

Voordat je een nieuwe factuur aanmaakt kun je de oude factuur leegmaken. Klik op de knop “Factuur leegmaken”. Zo begin je opnieuw aan de volgende factuur. Het gekozen factuurnummer wordt automatisch opgehoogd. Controleer dit altijd goed. De tekst onder op de factuur blijft uiteraard bewaard.

4. Inkomsten invoeren

Heb je al eerdere facturen gestuurd? Voeg de gegevens van deze facturen eenvoudig toe aan je boekhouding. Ga naar het tabblad ‘Verkoop & Opbrengsten’ en voer de datum, soort, omschrijving of factuurnummer in en eventueel de relatie naar wie de factuur is gestuurd. Vul het bedrag in en kies het btw-tarief. De btw wordt nu automatisch uitgerekend. Geef bij status aan of de factuur nog openstaat, of dat de factuur per bank of kas is betaald. In de laatste kolom kies je de categorie van de factuur. Meestal is dit 8000 Omzet NL (bij Nederlandse klanten) of 8010 Omzet EU (als je klant uit een ander land binnen de EU komt). Deze categorie kun je altijd wijzigen. De inkomsten per categorie zie je nu terug in je ‘Financieel overzicht’.

Achter een regel bij ‘Verkoop & Opbrengsten’ kunnen de volgende meldingen komen te staan:

Er ontbreken gegevens
Niet alle verplichte velden zijn ingevuld voor deze regel. Dit kan afhankelijk van de combinaties verschillen.

Datum buiten boekjaar
Er wordt automatisch gekeken naar het boekjaar dat je invult bij ‘Basisinstellingen’. Als de datum van je invoer afwijkt van het huidige boekjaar óf het vorige boekjaar (openstaand) krijg je deze melding.

Op beginbalans
Openstaande posten uit vorig boekjaar worden automatisch opgeteld als debiteuren op de beginbalans. Dit kunnen ook alleen openstaande posten zijn. Als deze post betaald is hoort deze tot een vorig boekjaar.

5. Uitgaven invoeren

Heb je al eerder kosten gemaakt? Voeg de gegevens van deze rekening eenvoudig toe aan je boekhouding. Ga naar het tabblad ‘Inkoop en Uitgaven’ en voer de datum, soort, omschrijving of factuurnummer in en eventueel de relatie van wie je de rekening of factuur hebt ontvangen. Vul het bedrag in en kies het btw-tarief. De btw wordt nu automatisch uitgerekend. Geef bij status aan of de factuur nog openstaat, of dat de factuur per bank of kas is betaald. Heb je een bonnetje gekregen van een betaling? Zet deze dan altijd op “Betaald via…”. In de laatste kolom zie je de categorie van de factuur. De categorie kun je altijd wijzigen. De uitgaven per categorie zie je nu terug in je ‘Financieel overzicht’.

Achter een regel bij ‘Inkoop & Uitgaven’ kunnen de volgende meldingen komen te staan:

Er ontbreken gegevens
Niet alle verplichte velden zijn ingevuld voor deze regel. Dit kan afhankelijk van de combinaties verschillen.

Datum buiten boekjaar
Er wordt automatisch gekeken naar het boekjaar dat u invult bij ‘Basisinstellingen’. Als de datum van uw invoer afwijkt van het huidige boekjaar óf het vorige boekjaar (openstaand) krijgt u deze melding.

Op beginbalans
Openstaande posten uit vorig boekjaar worden automatisch opgeteld als crediteuren op de beginbalans. Dit kunnen ook alleen openstaande posten zijn. Als deze post betaald is hoort deze tot een vorig boekjaar.

6. Financieel overzicht

In het tabblad ‘Financieel overzicht’ zie je het totaal van alle verkoop en inkoop (dus de totalen van de tabbladen Verkoop & Opbrengsten en Inkoop & Uitgaven). Deze worden automatisch bijgewerkt als je kosten of inkomsten toevoegt of aanpast. Hier zie je ook wat er in totaal aan facturen open staat.

Winst- en Verliesrekening

Onder het financieel overzicht zie je de Winst-en-verliesrekening. Hier staan de bedragen per categorie en wat je totale winst of verlies is. Ook dit wordt automatisch bijgewerkt als je iets aanpast bij inkomsten of uitgaven. Je kunt in dit tabblad daarom niets zelf aanpassen.

Balans

Onder Balans zie je het overzicht van alle activa en passiva. Deze bedragen worden automatisch bijgewerkt als je iets aanpast in je boekhouding. Je kunt hier dus niets wijzigen.

7. Beginbalans

Heb je zelf op een andere manier al een boekhouding bijgehouden? Stel dan je beginbalans in. Je ziet dat de bedragen direct worden meegenomen in de balans. Crediteuren en debiteuren op je beginbalans worden automatisch gevuld wanneer je een factuur van vorig jaar toevoegt aan respectievelijk ‘Inkoop & Uitgaven’ of ‘Verkoop & Opbrengsten’. Om de beginbalans in te vullen klik je op de knop “Wijzig of bekijk de beginbalans” op het tabblad ‘Basisinstellingen’.

8. Btw-aangifte

De btw-bedragen van de facturen en bonnetjes die je invoert worden automatisch meegenomen in het tabblad ‘Btw (periode)’. Hier zie je de totale verkoop en inkoop per btw-periode. Als je alles volledig hebt ingevuld zie je wat je aan btw krijgt of moet betalen. Deze bedragen moet je invullen bij je btw-aangifte. Zorg wel dat je de cijfers van de juiste btw-periode gebruikt.

Heb je btw-aangifte gedaan? Zet deze betaling (of terugontvangen btw) dan in je boekhouding onder categorie “Btw betaald/ontvangen”.