Facturen maken in je Excel-template

Als ondernemer ben je verplicht om facturen te maken. Je werkt, bijvoorbeeld als zzp’er, voor je klant. Of je verkoopt bepaalde producten. Dan moet je een factuur sturen, anders krijg je je geld niet. De Belastingdienst heeft een aantal eisen gesteld waaraan je facturen moeten voldoen. Dit betekent dat als je een factuur maakt er een aantal dingen altijd in moeten:

• Jouw naam en de naam van je klant.
• Jouw adres en het adres van je klant.
• Je btw-nummer en KvK-nummer.
• Factuurdatum, de datum waarop jij de factuur verstuurt.
• Het factuurnummer (zie hieronder voor meer informatie).
• Omschrijving: wat heb je geleverd (product of dienst), ook de hoeveelheid.
• Datum van levering of de datum van een vooruitbetaling
• Het bedrag, exclusief btw.
• Het btw-tarief en het btw-bedrag.

Aangepaste regels

In een aantal gevallen zijn er aangepaste regels voor facturen. Als je bijvoorbeeld een groothandel hebt of een acceptgiro verstuurt, moet je factuur aan andere eisen voldoen. Zoek dus goed uit of jij valt onder een van deze uitzonderingen. 

Factuurnummers

Let op je factuurnummers. Deze moeten altijd oplopen. Je mag dus wel beginnen met factuurnummer 1 en dan de volgende facturen het nummer 2, 3, 4 enzovoorts geven. Maar je mag ook andere getallen gebruiken, als ze maar oplopen. Je mag dus in theorie ook 1, 3, 5, 7 als factuurnummers aanhouden. Je tweede factuur mag niet nummer 2 hebben en als je eerste factuur nummer 3 heeft. De volgorde 4, 3, 2, 1 mag dus niet.

Als je slim bent verwerk je het jaartal in je factuur. Zo kun je jouw eerste factuur van 2022 factuurnummer 2022001 geven. De volgende facturen krijgen dan 2022002, 2022003, enzovoorts. In 2023 mag je dan beginnen met 2023001. Zo blijven je factuurnummer altijd oplopen en kun jij snel zien uit welk jaar de factuur is.

Facturen in Excel

In de Excel-boekhouding (die je hier gratis downloadt) kun je heel gemakkelijk facturen maken. Ga in het Excel template naar het tabblad ’Factuur maken’. Hier staat een voorbeeldfactuur die je helemaal kunt aanpassen naar eigen smaak. Voeg bijvoorbeeld het logo van je bedrijf toe of pas de betaaltermijn naar jouw wens aan.

Facturen opmaken én verwerken

Je kunt het factuursjabloon voor iedere factuur opnieuw gebruiken. Hoe je de factuur opmaakt én meteen verwerkt in je boekhouding lees je in punt 3 van onze handleiding.