Kosten verwerken in je boekhouding

Als ondernemer zul je op verschillende manieren kosten maken. In het begin moet je misschien investeren in een computer, gereedschap of een eigen website. Daarnaast maak je maandelijks kosten, bijvoorbeeld voor je zakelijke bankrekening. Het is belangrijk om al je kosten in je administratie te hebben.

Waarom je kosten bijhouden?

Al je kosten bijhouden, dat klinkt misschien als veel werk. Maar het is wel belangrijk. Waarom? Omdat je belasting moet betalen over de winst van je bedrijf. Als je iets koopt voor je bedrijf of bijvoorbeeld iemand inhuurt, gaat dit van de winst van je bedrijf af. Als je veel verdient, maar ook veel uitgaven hebt, hou je uiteindelijk minder winst over. Maar je mag alleen de kosten van de winst afhalen die je in je boekhouding hebt staan. Je moet namelijk bij de Belastingdienst kunnen bewijzen wat je inkomsten, winst en kosten zijn. Dit doe je door een duidelijke administratie bij te houden.

Hoe hou je je kosten bij?

Je moet de rekeningen, bonnetjes en facturen bewaren van al je kosten. Huur je iemand in voor bepaald werk? Dan moet je de facturen hiervan in je administratie doen. Koop je spullen voor je bedrijf? Hou deze rekeningen in je boekhouding.

EXCEL-BOEKHOUDING

Naast de bonnetjes zelf, moet je ook een duidelijk overzicht hebben van je alles wat je hebt uitgegeven. Dit doe je in je administratie. Deze mag je met pen en papier, via een softwarepakket, of in Excel.

Kosten in je administratie

In je Excel-boekhouding, die je hier gratis kunt downloaden, houd je eenvoudig je uitgaven bij. Ga in het template naar het tabblad ‘Inkoop en Uitgaven’.

Vul vervolgens de datum in (die op het bonnetje of de factuur staat) en geef aan of het een bon, factuur of iets anders is. Bij een factuur moet je het factuurnummer vermelden en bij een bonnetje een omschrijving. In de kolom ‘Relatie’ kun je de bon of factuur aan een relatie, bijvoorbeeld een vaste leverancier, hangen. Als je het bedrag exclusief btw en het btw-tarief invult, wordt het btw-bedrag automatisch uitgerekend. Bij status kun je aangeven of de rekening al betaald is of niet. In de laatste kolom vul je de categorie in. Dit is heel handig om te zien aan waar al je geld naartoe gaat. In het tabblad ‘Financieel overzicht’ kun je namelijk per categorie zien hoeveel geld er heen gaat.

Bewaarplicht

Je bent verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Bewaar ook de originele bonnetjes en facturen, maar maak voor de zekerheid kopieën. Dit mogen ook scans of foto’s zijn die je digitaal bewaart.