Is boekhouden in Excel geschikt voor jou?
Veel (startende) ondernemers zijn op zoek naar een goed programma om zelf de boekhouding te doen. Boekhouden in Excel ligt voor de hand, maar is dat altijd de beste optie? Boekhouden in Excel kent zijn beperkingen. Is boekhouden in Excel geschikt voor jou? In dit artikel behandelen we:
Grip op je boekhouding
Kosten vs. tijdbesparing
Ondersteuning bij boekhoudvragen
Foutgevoelig
Back-up en bewaarplicht
Conclusie
Grip op je boekhouding
Vooral voor startende ondernemers is het aan te raden zelf de boekhouding bij te houden. Zo heb je altijd inzicht in de financiële status van je onderneming. Je kunt zelf je inkomsten en uitgaven bijhouden en weet zo hoe je bedrijf ervoor staat. Als je gebruikmaakt van Bobbie, doe je doe boekhouding helemaal zelf in een template. Bij online boekhouden (via een boekhoudprogramma) voer je de boekhouding ook helemaal zelf, maar kun je de boekhouder eenvoudig toegang geven om alles regelmatig te controleren.
Kosten vs. tijdsbesparing
Boekhouden met Excel-boekhouden.nl is helemaal gratis. Als startende ondernemer maak je niet graag veel kosten in de opstartfase. Eerst verdienen – dan uitgeven, toch? Toch kan een boekhouding in Excel in werkelijkheid duurder uitvallen dan online boekhouden.
Online boekhouden, zoals bij e-Boekhouden.nl, automatiseert veel handelingen voor je. Je koppelt je boekhouding eenvoudig aan je bankrekening. De binnengekomen bedragen worden automatisch verrekend met je openstaande facturen. Zo is je boekhouding direct up-to-date en hoef je niet iedere keer je bankrekening uit te pluizen voor betalingen en ontvangsten. Facturen worden vanuit het online boekhoudpakket direct naar je klanten gemaild en de btw-aangifte staat automatisch voor je klaar.
De vraag is dus, wat vind je belangrijker? Vind je het niet erg om wat extra tijd kwijt te zijn aan je boekhouding om de kosten laag te houden, of wil je een klein bedrag uitgeven, zodat je veel minder tijd kwijt bent.
Ondersteuning bij boekhoudvragen
Als startende ondernemer kun je regelmatig vragen over je boekhouding hebben. Waar ga je naartoe bij boekhoudvragen? Als je in Excel werkt kan je boekhouder niet eenvoudig met je meekijken. Je kunt de Excel-sheet mailen en hopen dat de boekhouder vriendelijk is in het uurtarief. Maar werk je met een online boekhouding? Dan kun je de boekhouder eenvoudig toegang geven tot je administratie. Vaak is dat overigens niet eens nodig. De helpdesk van e-Boekhouden.nl biedt ook ondersteuning voor alle boekhoudkundige vragen!
Foutje.. bedankt?
Als je boekhoudt in Excel met een Bobbie template zijn de meeste berekeningen verwerkt via macro’s. Dit voorkomt veel fouten in formules. Toch blijft Excel foutgevoelig. Als je iets verkeerd aanpast of een formule niet goed invoert kan het gebeuren dat je boekhouding niet meer klopt. Dan moet je lang gaan zoeken om de fout te herstellen. Bij een online boekhoudpakket kun je veel instellen en aanpassen, zonder dat er berekeningen in gevaar komen.
Back-up en bewaarplicht
Als ondernemer moet je je administratie tenminste zeven jaar bewaren van de Belastingdienst. Het is dus van belang dat je regelmatig back-ups maakt van je boekhouding. Een online boekhoudpakket doet dit automatisch voor je. Als je met Excel werkt, zorg er dan voor dat je die extra back-up dan ook echt regelmatig zelf maakt. En dat je deze ook op een andere plek opslaat dan alleen op je computer. Bijvoorbeeld op een externe schijf, of ergens online.
Conclusie
Is boekhouden in Excel geschikt voor jou, of kun je beter online boekhouden?
Qua kosten lijkt Excel in eerste instantie goedkoper. Echter is de gemiddelde ondernemer in Excel veel meer tijd kwijt aan de boekhouding. In de praktijk blijkt dat online boekhouden een besparing oplevert. (Bovendien is dit bij e-Boekhouden.nl nu ook de eerste 12 maanden gratis voor gebruikers van Bobbie excel-Boekhouden.nl)
Heb je vragen over je boekhouding? Dan kun je vaak terecht bij de helpdesk van het online boekhoudprogramma. Bij Excel is dat lastiger. Dus bedenk voor je start hoe groot jouw boekhoudkennis is. Kijk daarnaast ook hoe groot je kennis van Excel is. Een foutje is zo gemaakt.
Als je in Excel werkt zorg er dan voor dat je regelmatig een back-up maakt. Stel er gebeurt iets met je computer, ben je de boekhouding kwijt. Je kunt dan niet voldoen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst.
Bedenk daarom goed wat voor jou geschikt is. Boekhouden in Excel of een online boekhoudprogramma. Waar kies jij voor?
