Eenvoudig relaties beheren in je Excel-boekhouding

Als ondernemer krijg je, als het goed is, te maken met verschillende klanten. Misschien begin je als startende zzp’er of freelancer wel met één of twee klanten. Maar als je bedrijfje groeit, komen hier steeds meer klanten bij. En niet alleen klanten, maar ook leveranciers en andere relaties. Daarom is het belangrijk om aan relatiebeheer te doen. Wat dat is én hoe je hier goed mee omgaat leggen we uit in dit blog.

Wat is relatiebeheer?

Relatiebeheer is het onderhouden van de contacten van je bedrijf. De belangrijkste relaties zijn natuurlijk je klanten. Het is belangrijk dat je goed contact hebt met jouw klanten. Jouw klanten zorgen immers voor jouw inkomen als ondernemer. Dan is het wel zo handig dat je de gegevens van je klanten bij elkaar hebt.

Relaties in je Excel-boekhouding

Om te zorgen dat je goed contact houdt met je klanten (en andere relaties) is het handig om een duidelijk overzicht te hebben van je relaties. Zeker in het begin, als je nog niet zo’n groot bedrijf hebt, kun je zo’n overzichtje prima in een Excel-bestandje zetten.

Relaties toevoegen

In je Excel-boekhouding, die je hier downloadt, zie je al je relaties in het tabblad ‘Relaties’. Hier voeg je eenvoudig nieuwe relaties toe. Vul de naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres in. Er staat voor het gemak al een voorbeeldrelatie in het Excel-bestand. Deze kun je gewoon weghalen of overschrijven. Vergeet niet om iedere keer als zaken doet met een nieuwe klant of leverancier deze even hier toe te voegen.

Relaties direct in je facturen

Als je een factuur gaat sturen naar een klant, hoef je deze alleen maar aan te klikken. Je kunt in het tabblad ‘Factuur maken’ een complete factuur aanmaken voor je klant. Linksboven bij factuuradres kun je bij ‘Kies relatie’ de klant aanklikken voor wie de factuur bedoeld is. De adresgegevens van deze klant worden nu meteen in de factuur gezet.  Je hoeft de gegevens dus niet nog een keer in te voeren of te typen. Handig toch?

Uitgebreid relatiebeheer

Uiteindelijk, als je bedrijf flink gegroeid is, zul je misschien moeten gaan kijken naar een systeem voor relatiebeheer. Dan kan het zijn dat bepaalde online programma’s, gecombineerd met bijvoorbeeld boekhoud-, facturatie-, en salarissoftware, wel iets voor jou is. Maar tot die tijd kun je je relaties prima bijhouden in een Excel-bestand.