Bewaarplicht van je Excel-boekhouding

Als ondernemer heb je een zogenaamde bewaarplicht. Dit betekent dat je 7 jaar je administratie moet bewaren. De administratie van dit jaar moet je dus tot en met 2025 bewaren. En je moet je administratie vanaf 2011 nog ergens hebben staan nu.

Waarom bewaarplicht?

De Belastingdienst wil je gegevens kunnen controleren. Je moet belasting betalen over je winst en als je je cijfers niet kloppen kan het zijn dat je minder belasting betaalt dan dat je zou moeten. En omdat de Belastingdienst niet iedere ondernemer ieder jaar kan controleren, moet je je administratie een aantal jaar bewaren. 7 jaar dus.

Hoe bewaar je je administratie?

Dat maakt in principe niet uit. Je mag dit digitaal bewaren, bijvoorbeeld op een computer, of een USB-stick. Maar het kan ook in je Google Drive of Apple iCloud. Het is zelfs best slim om je administratie ergens online te bewaren. Als je opslag (laptop) wordt gestolen of je verliest je USB-stickje, dan ben je ook je administratie kwijt.

Wat moet je bewaren?

Als je slim bent bewaar je gewoon je complete administratie. Als je je boekhouding, of een gedeelte hiervan, door iemand anders laat doen ben jij nog steeds verantwoordelijk voor het bewaren. Als een boekhouder of administratiekantoor jouw boekhouding bijhoudt, moet jij nog steeds je administratie 7 jaar bewaren.

Excel-boekhouding bewaren

Maak je gebruik van onze Excel-boekhouding? Zorg dan dat je je administratie goed opslaat. Maak regelmatig een back-up. En zet deze back-up ergens online neer, of bewaar deze op een apart stickje. Eigenlijk zou je dit stickje dan ergens anders moeten bewaren en niet in de buurt van je computer. Stel, je huis brandt af. Dan ben je zowel je computer als je stickje kwijt en is je hele administratie dus verloren. Maar daarom gewoon regelmatig een online back-up. Dan kun je er altijd bij als er iets met je Excel-bestand gebeurt.

Maak je nog geen gebruik van de Excel-boekhouding? Download ‘m gratis!