Bedrijf gestart? Denk aan je administratie!

Heb je net je eigen bedrijf gestart? Leuk zeg, gefeliciteerd! Je hebt de sprong in het diepe gewaagd. Heb je alles al geregeld? Bij de start van je bedrijf moet je van alles regelen. Zo moet je je inschrijven bij de KvK, misschien heb je bepaalde vergunningen nodig en ook het opstellen van algemene voorwaarden kan handig zijn. Maar ook het opzetten van een administratie is een belangrijke stap.

Administratie of boekhouding

Je moet namelijk als ondernemer een administratie of boekhouding bijhouden voor de Belastingdienst. Boekhouding en administratie is hetzelfde en wordt daarom ook vaak gewoon door elkaar gebruikt.

Hoe start je een boekhouding op?

Het belangrijkste is om te weten wat je in je boekhouding moet zetten. Simpel gezegd is dat: alles wat je voor je bedrijf koopt of verkoopt.

Inkomsten

Aan de ene kant heb je de mensen of bedrijven voor wie je werkt: jouw opdrachtgevers of klanten. Daar doe je jouw werk voor, of verkoop je jouw producten aan. Dit zijn je inkomsten. Alles wat je aan inkomsten hebt, moet je in je boekhouding bijhouden.

Uitgaven

Aan de andere kant heb je de uitgaven die je doet voor je bedrijf. Dit zijn de spullen of diensten die je inkoopt. Bij de start van je bedrijf koop je vaak spullen in om je bedrijf te kunnen opstarten, zoals kantoorspullen, een computer of bijvoorbeeld visitekaartjes. Ook al deze dingen moet je in je boekhouding bijhouden.

Hoe hou je je boekhouding bij?

Je hebt verschillende manieren om een boekhouding bij te houden. Zeker in het begin, wanneer je nog niet zoveel dingen hebt die je moet bijhouden, kun je dit gemakkelijk doen een Excel-bestand. Via onze handige Excel-boekhouding hou je eenvoudig al je inkomsten en uitgaven bij in één overzichtelijke administratie.

Verkoop en opbrengsten

Al je inkomsten, ook wel verkoop of opbrengsten genoemd, zet je in het tabblad Verkoop & Opbrengsten. Hier zet je vervolgens de volgende gegevens van de verkoop:

  • de datum van wanneer je de factuur of rekening hebt verstuurd
  • of het een bonnetje of factuur is (of eventueel overig)
  • het factuurnummer
  • omschrijving, wat heb je verkocht?
  • de relatie, aan wie heb je verkocht?
  • het bedrag exclusief btw
  • het btw-tarief, 21%, 6% of 0% (geen btw)

Het btw-bedrag wordt nu automatisch uitgerekend en vind je onder Btw:. Verder is het handig om de status aan te geven, of de klant jou al betaald heeft of niet. Bij categorie kun je aangeven wat voor soort verkoop het is. Vaak zet je dit onder Omzet.

Inkoop en uitgaven

Onder het tabblad Inkoop & uitgaven zet je alles wat je voor je bedrijf ingekocht hebt. Ook hier zet je de datum (van de rekening of factuur die je hebt gekregen), soort, factuurnummer, omschrijving én de relatie aan wie je moet betalen. Neem het bedrag exclusief btw en het btw-tarief van de rekening over. Check even of het btw gelijk is met het bedrag op de factuur. Vul in of je de rekening betaald hebt en in welke categorie deze hoort, bijvoorbeeld Kantoorbenodigdheden.

Btw-overzicht

Als je verschillende inkoop- en verkoopfacturen en -rekeningen hebt ingevoerd zie je in het btw-overzicht wat je per kwartaal moet betalen of terugkrijgt aan btw. Moet je per maand of jaar btw-aangifte doen, pas dit dan even aan onder Basisinstellingen.

Het btw-overzicht kun je gebruiken bij de btw-aangifte, die voor de meeste ondernemers verplicht is. Lees voor meer informatie het artikel Hoe zit het met btw?

Financieel overzicht

In het tabblad Financieel overzicht zie je nu hoe je bedrijf er op dit moment voor staat. Je ziet hoeveel je in totaal hebt verkocht, hoeveel je hebt ingekocht én hoeveel je winst of verlies van dit moment is. Ook kun je bij Winst en Verlies zien waar het meeste geld naartoe gaat. Hiermee kun je weer keuzes maken voor de toekomst, bijvoorbeeld dat je aan bepaalde zaken meer of juist minder moet gaan uitgeven.